Introductie

Duke & Jacobs biedt werving, selectie en search diensten aan voor het vinden van geschikte kandidaten voor vacatures van haar klanten. Duke & Jacobs heeft een hoog ambitieniveau waar het gaat om kwaliteit van deze diensten. Een belangrijk onderdeel van deze kwaliteit vormt de bescherming van de privacy en zorgvuldige omgang met (persoons-)gegevens. We werken daarom met goed beveiligde informatiesystemen en heldere privacy statements. Wanneer nodig passen we deze aan. Zoals nu, met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Lees hier hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle diensten van Duke & Jacobs (KvK 32116255), de verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd aan Arendstraat 27-01, 1223 RE te Hilversum en geldt voor kandidaten, klanten, referenten en bezoekers van de Duke & Jacobs website.

Voor dit Privacy Statement is een:

  • Klant: een organisatie die Duke & Jacobs inschakelt voor het uitvoeren van diensten;
  • Kandidaat: een persoon die zich aanmeldt voor onze diensten, een (potentiele) kandidaat voor openstaande of toekomstige vacatures, of een medewerker van een klant;
  • Referent: een persoon die een persoonlijk oordeel geeft over een kandidaat.

Waarom en hoe verzamelt Duke & Jacobs persoonsgegevens

Voor onze diensten aan klanten en kandidaten is het noodzakelijk om persoonlijke informatie over individuen te verzamelen, bijv. voor het invullen van een vacature van een klant.
Voor bepaalde posities plaatst Duke & Jacobs een advertentie waarop een kandidaat zelf kan reageren. Het kan ook zijn dat Duke & Jacobs kandidaten, maar ook referenten persoonlijk benadert via telefoon of per e-mail. Op dat moment wordt een kandidaat of referent geïnformeerd dat zijn persoonlijke informatie verwerkt kan worden. Dit Privacy Statement wordt dan ook verstrekt.
Duke & Jacobs verwerkt ook persoonlijke informatie voor het doen van onderzoek naar bedrijfssectoren of marktsegmenten, vaak op verzoek van een klant. Met dergelijk onderzoek krijgt Duke & Jacobs inzicht in doelgroepen en de personen die daarin werkzaam zijn. Dit soort onderzoek helpt klanten met het zoeken naar geschikte kandidaten.

Het type werk brengt met zich mee dat Duke & Jacobs op basis van vertrouwelijkheid, persoonlijke informatie verwerkt en soms moet verwerken zonder dat de betrokken persoon hiervan op de hoogte is. Denk aan een zoekopdracht voor een klant die nog niet bekend mag worden. Wanneer het niet mogelijk of redelijkerwijs haalbaar is om een betrokken persoon direct te benaderen, verwerkt Duke & Jacobs persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Waar mogelijk vraagt Duke & Jacobs toestemming, zoals hierna verder uitgelegd.

Wat voor persoonsgegevens gebruikt Duke & Jacobs

Klant

Duke & Jacobs gebruikt bedrijfs- en contactinformatie zoals naam, e-mail, functie, telefoonnummer. Daarnaast gebruikt Duke & Jacobs ook relevante informatie die een klant verschaft zoals bijv. gespreksverslagen met de klant over vacatures en kandidaten.

Kandidaat

Indien een kandidaat zich online of na persoonlijk contact inschrijft in het kandidatensysteem voor een openstaande of toekomstige positie, dan verzamelt Duke & Jacobs naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, functie en, indien van toepassing, cv en motivatiebrief.
Voor zoekopdrachten en marktonderzoek verwerkt Duke & Jacobs ook persoonlijke informatie uit openbare bronnen (bijv. Kamer van Koophandel, online publicaties).

Referent

Duke & Jacobs vraagt naam, e-mailadres en telefoonnummer van een referent, en daarnaast de persoonlijke mening over de geschiktheid van een kandidaat voor een openstaande positie.

Gebruik van persoonsgegevens

Duke & Jacobs verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Klanten

Klantinformatie wordt gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst met Duke & Jacobs en de gerechtvaardigde belangen van Duke & Jacobs zoals relatiebeheer en marketing.

Kandidaten

  • Invullen van vacatures, waar Duke & Jacobs in opdracht handelt van een klant. Als een kandidaat reageert op een openstaande positie kan Duke & Jacobs persoonsgegevens doorsturen naar de klant;
  • Matchen van kandidaten met toekomstige vacatures. Duke & Jacobs houdt persoonlijke informatie in het kandidatensysteem (in portefeuille) om de geschiktheid van een kandidaat te kunnen beoordelen voor een toekomstige positie die Duke & Jacobs gaat invullen;
  • Uitvoeren van een (vertrouwelijke) zoekopdracht voor een klant. In die gevallen doet Duke & Jacobs een preselectie en deelt dan een beperkte set persoonsgegevens van een kandidaat met de klant. Als de klant geïnteresseerd blijkt, zal Duke & Jacobs contact opnemen met de kandidaat voor overleg. Indien dit overleg leidt tot een uitnodiging voor een interview, zal Duke & Jacobs de overige relevante persoonlijke informatie delen met de klant;
  • Voor onderzoek dat een klant wil laten uitvoeren. Duke & Jacobs kan hiervoor een beperkte set persoonlijke informatie gebruiken, zoals bijv. functie en sector;
  • Voor het analyseren of verbeteren van onze diensten, bijv. het verzoek om een online enquête in te vullen.

Duke & Jacobs zal geen volledig geautomatiseerde kandidaatselectie doen op basis van persoonlijke informatie die wordt ontvangen.

Let op: Duke & Jacobs is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor gebruik van persoonlijke informatie van kandidaten door klanten.

Referent

Om de geschiktheid van een kandidaat beter te kunnen beoordelen, gebruikt Duke & Jacobs voor het uitvoeren van de diensten in sommige gevallen informatie over en van de referent.

Bewaartermijn

Duke & Jacobs verwerkt persoonlijke informatie voor zo lang als nodig is om de diensten te kunnen leveren en de bovengenoemde doelen te bereiken. Na afloop van deze periode wordt de persoonlijke informatie verwijderd of geanonimiseerd.

Rechten

Inzage, correctie, dataportabiliteit, bezwaar, verwijdering en klachten

Een kandidaat, klant of referent is niet verplicht om persoonlijke informatie te geven aan Duke & Jacobs. Dit kan wel betekenen dat Duke & Jacobs de diensten niet kan uitvoeren.

Toestemming die gegeven wordt, kan op elk moment worden ingetrokken. Ook kan Duke & Jacobs gevraagd worden te stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Een kandidaat, klant of referent mag altijd weten welke persoonlijke informatie Duke & Jacobs bewaart. Hij kan om inzage vragen en eventuele onjuistheden aangeven, wijzigingen voorstellen, verzoeken om dataportabiliteit van gegevens, bezwaar aantekenen tegen verwerking door Duke & Jacobs, of verwijdering van gegevens vragen. Daartoe kan een verzoek worden ingediend via info@nulldukejacobs.nl. Een verzoek wordt binnen 4 weken behandeld.

Eventuele klachten over hoe Duke & Jacobs persoonlijke informatie gebruikt, kunnen ook naar dit adres gestuurd worden. Mocht een klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens benaderd worden.

Opslag en beveiliging

Persoonlijke informatie wordt opgeslagen met verschillende applicaties die Duke & Jacobs bedrijfsmatig gebruikt. Deze data wordt opgeslagen binnen de EU. De applicaties van Duke & Jacobs worden beveiligd door middel van technische en organisatorische maatregelen om de persoonlijke informatie van kandidaten zo goed als mogelijk te beschermen tegen verlies of onbedoeld gebruik.

Derde partijen

Duke & Jacobs schakelt voor haar dienstverlening in sommige gevallen externe dienstverleners in die persoonlijke informatie van kandidaten en klanten ontvangen. Denk aan externe leveranciers van Duke & Jacobs voor bijv. kantoorautomatisering, opslag, e-mail en telefoniediensten. Deze externe partijen mogen contractueel de persoonlijke informatie alleen gebruiken voor die reden, ze moeten die geheimhouden en het is ze niet toegestaan persoonlijke informatie zelfstandig te gebruiken of door te geven.

Wijzigingen

Duke & Jacobs kan dit Privacy Statement periodiek wijzigen. Duke & Jacobs spant zich in om klanten, kandidaten en referenten hierover te informeren.

Dit Privacy Statement is afgegeven door:

Duke & Jacobs
werving selectie search

Arendstraat 27-1
1223 RE Hilversum
The Netherlands
info@nulldukejacobs.nl